4 Minuten Fokuszeit – warum wir bei Arbeitsunterbrechungen unsere Resilienz brauchen

Angenommen, ich würde Ihnen alle 4 Minuten auf die Schulter tippen, während Sie sich Ihrem Arbeitsprozess widmen möchten. Wie wäre das für Sie? Was hätte das für Auswirkungen? Tatsächlich zeigt eine aktuelle Studie, dass Wissensarbeiter alle 4 Minuten in Ihrer Arbeit unterbrochen werden. Alle vier Minuten? Nun, schauen wir mal, wie weit Sie beim Lesen dieses Textes kommen ;-)

Warum beschäftigen wir uns mit Arbeitsunterbrechungen?

Breaking news per Push Nachricht, E-Mails, Twitter, Instagram, Telefon-, Türklingeln, Straßenlärm oder Personen, die mit neuen, interessanten Fragen plötzlich wieder im Raum stehen. Wie ist das bei Ihnen? Welche Aufmerksamkeitsräuber nehmen Sie in Ihrem Arbeitsalltag wahr?
Die Studie des Thinktanks „Next Work Innovation“ (Starker, V. et.al 2022) beleuchtete innere und äußere Ablenkungen und untersuchte, wie hoch die Kosten für deutsche Unternehmen tatsächlich sind, die durch Arbeitsunterbrechungen bei Wissensarbeitern entstehen. Dabei die klare Erkenntnis:  Ein stark fragmentierter Arbeitsalltag führt zu höherem Stresserleben!

An der Studie nahmen 637 Personen teil, die als Wissensarbeiter bezeichnet werden und aus 12 unterschiedlichen Branchen kamen. Wissensarbeiter (aus dem Englischen „Knowledge workers“) sind Beschäftigte, die kognitiven, mentalen Tätigkeiten nachgehen, sich mit Problemlösungen auseinandersetzen und dabei i.d.R. sehr autonom arbeiten. Im Zuge der Digitalisierung und neuen Arbeitsmodellen, die Flexibilität bieten, gleichzeitig aber auch ständige Erreichbarkeit erfordern, wachsen die Anforderungen für Wissensarbeit weiter.

„Wissensarbeit ist Gehirnarbeit“ (Starker et.al. 2022)

Der überwiegende Teil der Befragten gab Arbeit als größten Stressfaktor an in Verbindung mit Zeitdruck und zu hoher Aufgabenlast. An oberster Stelle der Zeiträuber stehen:

• Erlebte Fragmentierung
• Multitasking
• Irrelevante Meetings

Die Ergebnisse zeigten, dass die Beschäftigten im Schnitt 15x pro Stunde unterbrochen wurden, sodass von ca. 4 Minuten reiner Konzentrationszeit ausgegangen werden kann. Hochgerechnet entspricht dies einem Zeitverlust von 3 Tagen pro Monat!

Dabei wurde auch deutlich, dass die Fragmentierungsquote und Meeting-Teilnahme mit der Hierarchiestufe ansteigt, sodass Führungskräfte stärker betroffen und dadurch höherem Stress ausgesetzt sind. Außerdem erfordert die zunehmende Digitalisierung einen Umgang mit ständig neuen Tools, was ebenso zum Anstieg von Fragmentierung und Multitasking führt. Laut der Studie liegt die gemessene digitale Überflutung der Beschäftigten bei 40–50%.

Wussten Sie, dass wir Menschen ca. 88x pro Tag auf unser Smartphone schauen? (Studie A. Markowetz). Weitere Annahmen gehen bis zu 200x pro Tag aus. Und kurze Zwischenfrage: Wie oft schauen wir dagegen in den Himmel? ;-)

„Je höher der Digitalisierungsgrad, also die Anzahl der verwendeten Tools, desto mehr Fragmentierung und Multitasking konnten gemessen werden. Je höher die Fragmentierungs- und Multitaskingsquote, desto höher das allgemeine Stresserleben.“ (Starker et.al. 2022)

Das Ranking zeigt, dass nach wie vor E-Mails und der Blick auf unser Handy an oberster Stelle stehen. Dabei raubt uns dieser Blick nicht nur Zeit, sondern erfordert von uns auch jedes Mal eine große Willenskraft, sich den Reizen wieder abzuwenden und neu zu fokussieren. Stück für Stück wird so unser Energiefass, häufig ganz unbewusst, geleert – und unser Stressfass gefüllt! Denn Fakt ist, dass sich unser Gehirn ständig bemüht, zu konzentrieren und gleichzeitig neue Informationen von außen verarbeiten muss. Dieses Hin- und Herpendeln führt zur Überforderung und löst puren Stress aus. Die daraus resultierende „Re-Fokussierungszeit“, ist die Zeit, die unser  Gehirn braucht, um sich danach der Aufgabe wieder konzentriert widmen zu können.

Nach neurowissenschaftlichen Studien beträgt die Re-Fokussierungsdifferenz ganze 15%–24% der eigentlichen Bearbeitungszeit für die Aufgabe und schwankt dabei je nach Komplexität.

Multitasking und irrelevante Meetings

Multitasking – also der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten ist unserem Gehirn nicht möglich. Wir können nur sehr schnell im Singletasking hin und her wechseln, sodass es eigentlich „Switchtasking“ heißen müsste. Am besten funktioniert Gehirnleistung, wenn wir uns auf das Singletasken konzentrieren können. Gehirngerechtes Arbeiten bedeutet dann, dass wir uns bestmöglich den Anforderungen unseres Gehirns anpassen. In der Realität zeigen sich hier aber etliche Herausforderungen – sei es im Großraumbüro oder im Home Office. Die Studie zeigt, dass Beschäftigte versuchen, 2x pro Stunde konzentrationsbedürftige Aufgaben parallel zu bearbeiten. In Summe wird letztlich mehr Zeit für die Aufgaben benötigt und die Fehlerquote steigt bis zu 18 % durch den ständigen Aufgabenwechsel an.

Irrrelevante Meetings sind zusätzliche Stressauslöser. Sie unterbrechen den Arbeitsprozess und führen am Ende zu mehr Zeitdruck. Statistisch verbringen Beschäftigte 1,5 Tage pro Woche in Meetings. Davon werden 65 % im Rahmen einer 40 Std. Woche als relevant für die eigene Arbeit bezeichnet und letztlich 35 % als irrelevant eingestuft.

Das Ganze führt zu enormen betriebswirtschaftlichen Folgekosten für deutsche Unternehmen. Laut der Studie belaufen sich die Kosten auf 114 Mrd. Euro pro Jahr. Davon rund

• 58 Mrd. Euro auf Grund der Re-Fokussierungszeit
• 56 Mrd. Euro für nicht relevante Meetings

Ein Kreislauf

Neben den wirtschaftlichen Kosten, sollten sich Unternehmen auch über die Folgen auf die Gesundheit ihrer Mitarbeiter:innen bewusst sein. Denn Zeitverlust führt zu Stress und Stress führt wiederum zu Schwierigkeiten, die bestehende Arbeitsmenge zu bewältigen. Aufgaben können nicht rechtzeitig und nicht fokussiert erledigt werden und so steigt der Arbeitsdruck weiter (…).

Arbeitsunterbrechungen wirken sich schließlich massiv schädigend auf die Produktivität aus. Vor allem dann, wenn innere Prozesse damit einhergehen. Dazu zählen Gefühle von Zeitmangel oder Schuld. Es kostet Menschen dann umso mehr Kraft, Dinge aktiv anzugehen, wenn sich selbstentwertende Gedanken manche Male richtig „festbeißen“. Dr. Michael Bohne beschreibt diese Gedanken auch als „Selbstwerträuber“, die uns selbst klein machen und an Entscheidungsfindung und Produktivität hindern. Lesen Sie HIER, was Sie tun können, um Ihren Selbstwert zu stärken.

Der Kreislauf setzt sich fort, wenn innere Selbstabwertung zu Blockaden führt und schließlich auch faktisch der Zeitdruck steigt. Hierbei zeigen sich Emotionen wie Angst und Ärger, mit denen Menschen unter Stress häufig sehr dysfunktional umgehen. Das bedeutet, dass der Ärger beispielsweise an Teamkolleg:innen ausgelassen wird und es dadurch zu weiterer Missstimmung kommt. Der Kreislauf wird in vielen Unternehmen leider noch durch fehlende Anerkennung und Leistungsdruck seitens der Führungskraft verstärkt. Wenn Sorgen nicht erkannt werden und kein konstruktives Feedback erfolgt, führt dies häufig zur Demotivation und letztlich schlechteren Arbeitsqualität.

Für eine starke Resilienz ist es wichtig, innere und äußere Störfaktoren zu identifizieren. Es muss nicht direkt um Lösungen gehen – schon die Wahrnehmung und das Erkennen der Faktoren, die uns daran hindern, in unsere Kraft zu kommen, hilft bereits.

Wie können wir Arbeitsunterbrechungen entgegensteuern?

Die wohl effektivste Art, Arbeitsunterbrechungen wirklich zu verhindern, ist es, zu verstehen, wie gehirngerechtes Arbeiten funktioniert. Glauben Sie mir – wenn Sie sich damit einmal beschäftigen und erkennen, was ihr Gehirn für gutes Lernen und Arbeiten braucht, werden Sie automatisch für Klarheit und Struktur sorgen! :-)

Mit Blick auf die Ausführungen des Studienteams „Next Work Innnovation“ lassen sich folgende Empfehlungen mitgeben, um Arbeitsunterbrechungen zu minimieren. 

Empfehlungen zur Regeneration

Achten Sie auf:

• Fokuszeiten: Fokussiertes Arbeiten dient der besseren Verstehbarkeit und Struktur. Bereits eine Stunde Fokuszeit pro Arbeitstag kann Ihr Stresserleben reduzieren (messbar am Abend durch Ihren Cortisolspiegel). Es wird empfohlen, eine tägliche Fokuszeit fest zu etablieren. Spannend ist auch der Hinweis, diese bei allen Unternehmen zur gleichen Zeit stattfinden zu lassen. Überlegen Sie vielleicht einmal: Wie könnten Sie eine Fokuszeit in Ihrer Arbeit integrieren? Welche Uhrzeit bietet sich dafür an und können Sie sich mit anderen zusammenschließen?
• Pausenzeiten: Durch den Wechsel zwischen Pausen- und Fokuszeiten kommen Sie in ein gutes Gleichgewicht zwischen Anspannungs- und Entspannungsphasen. Ihre Leistung verbssert sich dadurch nachweislich. Außerdem stärken Sie durch die Oszillation zwischen der Anpassung an Ihren Arbeitsprozesses und der daraufffolgenden Regeneration in der Entspannungsphase, maßgeblich Ihre Resilienz. Wie oft machen Sie bewusst Pausen? Und welche Tools zur Regeneration kennen und nutzen Sie? Beispiele und Ideen können Sie zur Stärkung Ihrer Resilienz HIER nachlesen.
• „Technologie-Tools“: Reduziertes und fokussiertes Einsetzen der Tools hilft, um Überforderung und Überflutung zu vermeiden. Die Studie weist daraufhin, dass in diesem Zuge bestehende Kommunikationskanäle innerhalb des Teams/ des Unternehmens überprüft und geregelt werden sollten. Überprüfen Sie doch einmal: Welche Technologie Tools nutzen Sie aktuell? Wie kommunizieren Sie in Ihrem Team? Über welche Kanäle findet synchrone oder asynchrone Kommunikation statt? Haben Sie Ideen, diese ggf. anders zu regeln? Und welche Kanäle haben aus Ihrer Sicht Priorität für dringliche Kommunikation? Wenn Sie Näheres zu einem resilienten Umgang mit der steigenden Digitalisierung erfahren möchten, schauen Sie sich gerne noch unseren Artikel „Resilienz im digitalen Zeitalter“ an.
• Unterbrechungen: Um Fragmentierung zu vermeiden, gilt vor allem, sie erst einmal wahrzunehmen. Hier ist das Stichwort Achtsamkeit. In dem Sie sich darüber bewusst werden, was Sie gerade tun, erweitern Sie automatisch Ihre Aufmerksamkeit auf störende Einflüsse, die Sie ggf. beseitigen können/ möchten. Achtsamkeit hat darüber hinaus den Vorteil, Grübelein und Sorgen zu reduzieren und Ihr mentales und seelisches Immunsystem zu stärken. Dazu gehört auch, Ihren Arbeitsplatz näher zu betracheten und neu zu durchdenken. Beispielsweise durch Einbeziehung Ihrer Sinneskanäle zur Förderung eines angenehmen Raumgefühls und steigender Produktivität. Lesen Sie HIER mehr zur Arbeitsumgebung und worauf Sie achten können, um Ihren Arbeitsplatz resilient zu gestalten.

Empfehlungen für mehr Produktivität

Achten Sie auf:

• Meetings, die gehirngerecht gestaltet sind: Hierzu wird eine „radikale Meeting-Inventur“ empfohlen, um irrelevante Meetings in Zukunft zu verhindern. Die Meetings sollten als ein integraler Bestandteil verstanden und Prinzipien gemeinsam auf Augenhöhe besprochen werden. Für eine gehirngerechte Gestaltung der Meeting Kultur weist das Studienteam auf das damit verbundene TFC Projekt hin: „TFC (The Focused Company) ist das erste Deep-Work-for-Companies-Modell. Es basiert auf neuroergonomischen Prinzipien und ermöglicht Unternehmen über die systematische Einführung von Fokussierung und konzentriertem Arbeiten, den Übergang vom Industrie- ins digitale Zeitalter erfolgreich zu gestalten.“ Nähere Informationen finden Sie unter: Start – The Focused Company (the-focused-company.com) 
• Ihre Haltung: In dem die Erledigung der Aufgaben eine höhere Priorität als ständige Erreichbarkeit eingeräumt wird, schaffen Sie eine „Kultur der Konzentration“. Dazu zähle auch, dass regelmäßige Pausenzeiten nicht entwertet werden. Wie oben beschrieben, fördert ein resilienter Wechsel aus Anspannung und Entspannung die Leistungsfähigkeit. Pausenzeiten nehmen damit maßgeblich Einfluss auf die Qualität der Arbeit und letztlich zu Kostenersparnis. Mitarbeiter:innen, die über dieses Wissen verfügen und eine gute Balance finden, dürften mit Blick auf steigende Produktivität also eher als Vorbild betrachtet werden. Stellen Sie sich einmal vor: Wie wäre es, für Pausen gelobt zu werden?
• Auswirkungen von Fragmentierung und Multitasking: Achten Sie letztlich auf die Zahlen, Daten, Fakten, die durch Fragmentierung in Ihrem Unternehemen entstehen. Dafür wird eine Standortbestimmung empfohlen, in der die Wirksamkeit der Maßnahmen analysiert und regelmäßig überprüft wird. Wichtig ist, dass sich Führungskräfte und Mitarbeiter:innen zu Themen wie Stress und gehirngerechtes Arbeiten fortbilden sollten. Die Weiterbildungen stellen die zentrale Grundlage dar, um auf Fragmentierung reagieren und die Leistungsfähigkeit steigern zu können. Dabei sollten Fort-und Weiterbildungen auf allen Hierarchieebenen stattfinden und fest verankert werden.

Lesen Sie HIER direkt mehr zu den Empfehlungen gegen Arbeitsunterbrechungen.

Wozu brauchen wir Resilienz bei Arbeitsunterbrechungen?

Mit Blick auf die hohen Mehrkosten durch Arbeitsunterbrechungen und Gesundheit der Mitarbeiter:innen, stellt sich die Frage, welche Rolle Resilienz hier einnimmt und wozu Sie diese stärken sollten.

Sie haben dazu bereits einige Hinweise in diesem Text gelesen. Wichtig ist, zu verstehen, dass Ihre Resilienz vor allem immer dann gefordert wird, wenn Sie sich außerhalb Ihrer Komfortzone bewegen.
Wenn zum Beispiel plötzliche Veränderungen stattfinden und Sie das Gefühl von Handhabbarkeit verlieren. Oder die äußeren Störfaktoren Überhand nehmen, Ihr Stressniveau kontinuierlich steigt und Sie dysfunktionales Verhalten bemerken. Je stärker Ihre Resilienz ist, desto besser können Sie auf stressige Gegebenheiten reagieren und auf zukünftige Unterbrechungen vorbereiten.

Emotionen verstehen

Im Resilienz Training und Coaching lernen Sie, Emotionen wahrzunehmen, zu reflektieren und die Steuerung zu übernehmen. Ein gutes Beispiel ist hier unsere Emotion Interesse. Wussten Sie, dass sie im Vergleich zu anderen Emotionen am häufigsten unseren Tag begleitet? Interesse zeigt sich immer dann, wenn ein äußerer oder innerer Reiz kommt, den wir noch nicht kennen. Damit wir aber wirklich echtes Interesse entwickeln, ist es wichtig, dass wir die Sache auch nachvollziehen können. Wenn wir die Dinge nicht verstehen, führt dies eher zur Verwirrung und unser Interesse wendet sich ab. (Langwara, Eilert 2022).

Es geht um Impulse, die unsere Aufmerksamkeit erhalten und uns dazu bringen, neugierig zu werden auf der Suche nach etwas Neuem, Abwechslungsreichen.

Die sozialen Medien nutzen selbstverständlich das Wissen um unsere Emotionen und setzen es zum Beispiel für Marketingstrategien gezielt ein. Indem wir bei Twitter herunterscrollen oder E-Mails der Kollegen erhalten, entsteht nicht immer unbedingt Freude. Vielmehr ist es unser Interesse, das aktiviert wird und uns innerhalb weniger Sekunden für mehrere Minuten ablenken lässt.

Von dysfunktionalem Interesse können wir sprechen, wenn wir von unseren Zielen und produktiven Arbeitsprozess abgebracht werden. In weitester Form gehen Menschen dadurch Risiken ein und verlieren sich. Entweder durch eine zu starke Fixierung auf eine Sache oder durch zu viel Ablenkung der äußeren Reize. Ein funktionales Interesse zeigt sich, wenn unsere Motivation steigt und kreative Prozesse in Gang gesetzt werden. Neurobiologisch wird hier durch funktionales Interesse unser Hormon Dopamin ausgeschüttet und führt damit zu angenehmen Glücksgefühlen und neuer Antriebskraft.

Wenn Sie also das nächste Mal durch äußere Störfaktoren abgelenkt werden, können Sie sich folgende Frage stellen, um aus der Dysfunktion in die Funktion zu kommen: Was ist gerade wirklich wichtig für meine Entwicklung? (Langwara, Eilert 2022).

Realitätscheck – Wie sehen meine Arbeitsunterbrechungen aus?

Es wäre utopisch, anzunehmen, man könne allen Ablenkungen aus dem Weg gehen. Wichtig ist vielmehr, einen realistischen Blick auf Ihre Arbeitssituation zu richten. Hier helfen uns die drei Resilienz Praktiken: Selbstwahrnehmung – Selbstreflexion- Selbstwirksamkeit, um Ihre aktuelle Situation zu analysieren:

1. Selbstwahrnehmung: Sie wissen ja jetzt schon, dass Sie durch Resilienz Training, Ihre inneren Glaubenssätze und Emotionen wahrnehmen, die Sie in die Dysfunktionalität und Demotivation treiben. Darüber hinaus können Sie Ihre Wahrnehmung auch auf äußere Faktoren übertragen werden. Betrachten Sie hierzu in Ruhe einmal Ihren Arbeitsplatz, Ihre Körperhaltung, Ihr physisches Wohlbefinden.
2. Selbstreflexion: Im Resilienz Training reflektieren Sie Ihre Situation und betrachten Ihre Schutz- und Risikofaktoren. Dabei können Sie der Frage nachgehen: Welche Faktoren sind es, die Sie aktiv beeinflussen können, um gezielt Ablenkungen zu reduzieren? Was brauchen Sie, um produktiver zu arbeiten? Angenommen, Sie haben Ihre Aufgabe erledigt und sind stolz auf sich. Welche inneren und äußeren Bedingungen haben dazu geführt?
3. Selbstwirksamkeit: Durch die konkrete Umsetzung, gewinnen Sie das Gefühl von Handhabbarkeit zurück. Welche Störfaktoren können sie jetzt in diesem Moment aktiv beseitigen? Wie können Sie zukünftigen Ablenkungen präventiv vorbeugen?

Sorgen Sie gut für sich!

Oberste Priorität sollte haben, dass Sie sich so wohl wie möglich an Ihrem Arbeitsplatz fühlen!  Ordnung hilft, denn Unordnung führt zu Ablenkung und Verwirrung. Dagegen sorgt ein aufgeräumter Schreibtisch für Klarheit und Fokussierung. Brauchen Sie wirklich mehr als einen Stift?  Ablenkendes, wie das Handy, kann schon vorbeugend in einen anderen Raum gelegt werden für den Zeitraum der reinen Fokuszeit. Ein schönes Getränk, gute Düfte, vielleicht auch Musik zur Konzentration, frische Blumen und regelmäßiges Lüften. Alles was der Seele gut tut, darf auch Platz bei der Arbeit haben!

Auch kleine Rituale können etabliert werden. Unser Gehirn liebt Wiederholungen. Vielleicht fällt Ihnen etwas ein, was Ihnen gut tut, bevor Sie Ihre Aufgabe starten und nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben?  Schauen Sie, dass Sie den Sinn hinter der Aufgabe erkennen. Auch wenn er im ersten Moment noch so klein erscheinen mag- wofür tun Sie das gerade?

Die Visualisierung Ihres Zeitmanagements kann außerdem hilfreich sein, um einen Überblick zu erhalten. Mittlerweile gibt es viele Kalender und gute Apps, die Ihre Zeit tracken.

Interessant wäre es doch, einmal zu prüfen: Kommen Sie über die 4 Minuten Fokuszeit?
Wie lange sind Sie wirklich am Stück konzentriert, ohne den Blick wandern zu lassen, auf das Handy zu gucken, eine Email zu checken oder mit jemandem „nebenbei“ zu sprechen? Und wie wäre es, wenn Sie sich eine kleine Challenge setzen, in dem Sie Stück für Stück Ihre Fokuszeit erhöhen? Beobachten Sie sich und schauen Sie, ob und wie sich Ihre Konzentration dadurch in den nächsten Wochen verändert.

„Wir sind, was wir immer wieder tun. Exzellenz ist also kein Akt, sondern eine Gewohnheit.“ ~ Aristoteles

Quellen:

• Starker, V.; Roos, K.; Bracht, E. M.; Graudenz, D. (2022): Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen. Auswirkungen von Fragmentierung auf Produktivität und Stressentwicklung.
• R. Langwara, Dirk W. Eilert: Die Kraft unserer Emotionen 2022.

Sebastian Mauritz, M.A. Systemische Beratung, ist einer der führenden Resilienzexperten Deutschlands. Er ist 5-facher Fachbuchautor, Keynote-Speaker, Resilienz-Lehrtrainer, Systemischer Coach, war und ist Vorstand in vielen Coach- und Trainer-Verbänden und Unternehmer. Seine Schwerpunkte liegen im Bereich individuelle Resilienz und Prosilienz^®, resilienter Führung und Teamresilienz. Er ist Initiator des jährlichen Resilienz-Online-Kongresses, in dessen Rahmen er sich bereits mit über 150 weiteren Resilienzexpert:innen aus verschiedenen Disziplinen ausgetauscht hat (www.Resilienz-Kongress.de).